Backup per la tua azienda (5-20 persone, zero costi software)

Un martedì mattina, il PC del commercialista non si avvia. Le fatture dell'anno sono perse.

Non serve un disastro. Serve un martedì mattina qualunque.

La regola 3-2-1

Cosa ti serve

• Un vecchio PC o mini-PC in ufficio come "server" (Raspberry Pi 5, Intel NUC)
• Un disco da 2-4 TB
• Un secondo disco esterno o un vecchio PC in un'altra location (sede secondaria, casa del titolare)
• Duplicati + FreeFileSync (gratis, open source)

Setup

1. Sul "server" in ufficio (Linux):

• Installa Samba → cartella condivisa \\server\backup
• Installa Duplicati:
  • Da: \\server\backup
  • A: disco locale
  • Programma: ogni notte

2. Su ogni PC dell'ufficio:

• Installa FreeFileSync
• Sincronizza: C:\Users\[utente]\Documents → \\server\backup\[utente]
• Pianifica ogni notte alle 22:00

3. La copia fuori dall'ufficio:

• Opzione A (più semplice): un disco esterno che il titolare porta a casa ogni venerdì (o un dipendente di turno)
• Opzione B (automatica): un vecchio PC a casa del titolare con Samba o OpenSSH → rclone sul "server" in ufficio copia ogni notte via SFTP

4. Sui telefoni aziendali:

• Android: Resticopia (F-Droid) → foto sul disco esterno o via SFTP

• iPhone: Restique → stesso repository

5. Se (e solo se) usate un gestionale con database

La maggior parte delle PMI non ha un database. Se usate solo file (Excel, PDF, email), saltate questo punto — Duplicati e FreeFileSync bastano.

Se invece usate un gestionale, un CRM, WooCommerce, o qualsiasi software che salva i dati in un database (MySQL, PostgreSQL, SQLite), il file del database non è una cartella e FreeFileSync non lo copia da solo. Serve uno script che lo esporta:

# Esempio per MySQL/MariaDB
mysqldump -u utente -p nome_db > /backup/db_$(date +%F).sql

# Esempio per PostgreSQL
pg_dump -U utente nome_db > /backup/db_$(date +%F).sql

# Esempio per SQLite
sqlite3 /path/a/database.db ".dump" > /backup/db_$(date +%F).sql   

Pianificalo nel crontab del server (es. ogni notte alle 21:00, prima di FreeFileSync). Il file .sql finisce nella cartella che FreeFileSync sincronizza, e da lì viene copiato sul disco e sulla copia remota.

In sintesi: no gestionale = no script. Sì gestionale = una riga nel crontab e il database è coperto.

Risultato:

Ogni quanto

La procedura scritta

Un foglio con: dove sono i backup, chi ha le chiavi di crittografia, come si ripristina, chi è il piano B. In un posto accessibile, non solo nella testa del titolare.

Totale costi: 0 € ricorrenti. Un disco esterno (80–150 €) e un vecchio PC che avevi già. Tutto il software è gratuito e open source.